P.A. / Secretaresse (32 uur)
Pienk
Utrecht, Netherlands
10 dagen geleden

Functie omschrijving P.A. / Secretaresse (32 uur)

Per augustus zoeken we een P.A. (Personal Assistant) / Secretaresse voor een directeur bij de Universiteit Utrecht.

Het betreft een 1-op-1 werkrelatie met de directeur, maar je bent als P.A. / Secretaresse wel onderdeel van een team, waarin secretaresses elkaar ook vervangen en helpen.

Deze vacature van P.A. / Secretaresse is ter vervanging van een zwangerschapsverlof (aug t / m half januari) en dit zijn de taken van deze rechterhand van de directeur op hoofdlijnen :

  • Agendabeheer en het goed opvolgen van afspraken in de agenda;
  • Je bent als P.A. een echte gatekeeper, je probeert de directeur zo veel mogelijk af te schermen door veel zaken zelf af te handelen;
  • Organiseren, voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen (ca 1 x maand) : opstellen van agenda's voor overleggen;
  • Zorgen voor verspreiding van de vergaderstukken en relevante documenten;
  • Regelen van de benodigde ruimte, voorzieningen en catering;
  • Correspondentie, opstellen (concept) berichten en brieven;
  • Signaleren en bewaken van de voortgang van acties voor de directeur die voorvloeien uit vergaderingen, overleggen of correspondentie;
  • Bijdragen aan tijdige informatievoorziening aan de faculteit door de directeur;
  • Proactief coördineren van het beschikbaar stellen van management informatie binnen de faculteit;
  • Coördineren en ondersteunen van bijeenkomsten en conferenties;
  • Algemene secretariële werkzaamheden.
  • Functie eisen P.A. / Secretaresse (32 uur)

    Voor de Universiteit Utrecht, op de Uithof, zoeken we een P.A. (Personal Assistant) / Secretaresse die het leuk vindt om iemand 1 op 1 te ondersteunen en processen optimaal te laten verlopen.

    We zoeken een P.A. met het volgende profiel :

  • Relevante ervaring;
  • HBO / WO niveau;
  • Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Prima beheersing van de Microsoft Office programma’s;
  • Gestructureerd, efficiënt, nauwkeurig en in staat om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden;
  • Goed prioriteiten kunnen stellen;
  • Integer en betrouwbaar;
  • Zakelijk, met goede sociale vaardigheden;
  • Beschikbaar van 1 augustus 2018 t / m half januari 2019 (een korte vakantie is natuurlijk bespreekbaar);
  • 32 uur per week beschikbaar (vrije dag in overleg);
  • Bij voorkeur woonachtig op reisafstand van de Uithof in Utrecht.
  • Aanbod P.A. / Secretaresse (32 uur)

    Leuke, gevarieerde vacature als P.A. Personal Assistant) / Secretaresse (1 op 1) bij een Universiteit op de Uithof in Utrecht.

    Het betreft vervanging van een P.A. / Secretaresse die met zwangerschapsverlof gaat voor de periode 1 augustus tot en met half januari 2019. Het salaris is prima!

    Solliciteren
    Solliciteren
    Mijn E-mail
    Door op "Doorgaan" te klikken, geef ik neuvoo toestemming om mijn gegevens te verwerken en mij e-mailwaarschuwingen te sturen, zoals beschreven in neuvoo's Privacybeleid . Ik kan mijn toestemming intrekken of me op elk moment afmelden.
    voortzetten
    Aanvraagformulier