Managementassistent bureau Secretaris-Generaal
Rijksoverheid
Den Haag, NL
16 uur geleden

Functie omschrijving

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Dat vraagt om doordacht beleid.

Bij de Bestuursstaf zorgen we daarvoor. In deze dynamische werkomgeving speel jij als zelfstandige managementassistent daarbij een belangrijke rol.

Je komt terecht bij het bureau Secretaris-Generaal (BSG). Hier coördineren we alle zaken die belangrijk zijn bij het ondersteunen en adviseren van de politieke en ambtelijke leiding.

Dit is inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan zij deelnemen. Bij ons verricht jij als managementassistent verschillende organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden om het management en / of medewerkers van een organisatie-eenheid of project te ondersteunen.

Jouw taken

  • Je verleent managementondersteuning aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal.
  • Je voert het secretarieel (administratief) beheer, waarbij je rekening houdt met de prioriteiten.
  • Je handelt uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken af.
  • Je coördineert complexe informatiestromen.
  • Je fungeert als buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context, zowel intern als extern.
  • Je maakt een inschatting van het politieke en maatschappelijke afbreukrisico, het belang en de urgentie ervan, legt verbanden, weegt de consequenties van handelen af en bewaakt de voortgang.
  • Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, en je beheert administratieve en organisatorische processen.
  • Je zorgt voor de verslaglegging, het notuleren, uitwerken en opstellen van stukken en verzorgt de correspondentie op globale aanwijzingen.
  • Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard.
  • Je ontvangt bezoekers en staat ze te woord.
  • Je zorgt voor het aanleggen en bijhouden van werkdossiers.
  • Functie-eisen

  • Je hebt mbo-niveau, en je hebt een secretariële opleiding afgerond en relevante opleidingen en cursussen gevolgd.
  • Je hebt werkervaring op een vergelijkbaar niveau en ruime administratieve en secretariële werkervaring.
  • Je zoekt als teamspeler actief de samenwerking en verbinding op met directe collega's en andere directies.
  • Je beheerst Windowsgestuurde Microsoft Office-programma's zoals Excel, Word en PowerPoint goed.
  • Je hebt een goede beheersing van de standaardkantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicatie iBabs.
  • Je hebt kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringsregels en -procedures.
  • Je hebt kennis van de inrichting en werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden.
  • Je kunt werkbezoeken en kleinschalige evenementen organiseren en voorbereiden.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
  • Je bent klantgericht en stressbestendig.
  • Je neemt initiatief en hebt oog voor de organisatie.
  • Je leert graag dingen bij en stelt je flexibel op.
  • Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.
  • Arbeids voorwaarden

  • Salaris niveau schaal 8
  • Salaris omschrijving
  • Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

  • Maand salaris Min €2.633 Max. €3.536 (bruto)
  • Dienst verband Tijdelijke aanstelling
  • Contract duur Dit betreft een tijdelijke functie tot 31-11-2022
  • Minimaal aantal uren per week 38
  • Maximaal aantal uren per week 38
  • Overige arbeids voorwaarden

    Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

    Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

    Bijzonderheden

  • Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau? Houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • De vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld voordat we de selectie uitbreiden met externe kandidaten.
  • deze vacature melden
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Solliciteren
    Mijn E-mail
    Door op "Doorgaan" te klikken, betekent dit dat je neuvoo toestemming geeft om je gegevens te verwerken en je e-mails met vacatures te sturen, zoals beschreven in neuvoo's -Privacybeleid . Je kunt je toestemming altijd intrekken
    Doorgaan
    Aanvraagformulier