Tijdelijke HR Officer
Bloem Werving and Selectie
Haarlem, NL
2 dagen geleden

Status 20 november 2018 : Ingevuld. Reageren niet meer mogelijk.

Management Assistant en toe aan je volgende professionele omgeving? Kom je uit de zakelijke dienstverlening? 24-32 uur beschikbaar?

Kijk dan naar dit profiel.

Het bedrijf :

Het betreft een internationale consultancy organisatie gevestigd in de omgeving van Amsterdam. Zij zijn gespecialiseerd in belastingadvies.

Zij gaan proactief te werk, staan bekend om hun snelle respons en zijn een professionele en betrouwbare begeleider binnen de fiscale wet- en regelgeving.

Absoluut een betrokken organisatie, zowel bij hun klanten als medewerkers.

In Nederland zijn ze toonaangevend, met velen medewerkers en een groot aantal kantoren verspreid over het hele land.

Werkzaamheden :

Je houdt zich bezig met ondersteunende werkzaamheden van secretarieel en organisatorische aard binnen een veeleisende en veranderende omgeving.

Je zorgt voor de coördinatie van niet fiscale activiteiten rond cliënten en relaties en fungeert daarbij als aanspreekpunt en spil tussen fiscalisten en medewerkers van de backoffice (bijv.

declaratie en risk medewerkers). Het niveau van de werkzaamheden is complex en gevarieerd en stelt hoge eisen aan de vaardigheden van jou.

Je bent je bewust van het hoge kwaliteitsniveau van de organisatie. Doordat jij in staat bent te bouwen aan en het onderhouden van een netwerk van verschillende medewerkers lever jij een meerwaarde vanuit het totale service center aan de ondersteuning van de adviespraktijk.

Deze business unit Global Compliance valt onder de Vennootschapspraktijk en bestaat uit zo’n 10-12 medewerkers waarvan 1 partners, en 2 Sr.

Managers en daaronder weer consultants. Een mix van jong / oud. Deze medewerkers werden ondersteund door 1 Management Assistente maar zij is inmiddels per 1-10 uit dienst.

Je zult ondersteunende werkzaamheden verrichten voor met de Partner en de 2 Sr. Managers maar het zal ook voorkomen dat je een en ander zult doen voor de Consultants.

  • In het takenpakket vallen onder andere;
  • Ondersteuning op het gebied van relatiebeheer. Als MA ken jij de cliënten en is ben jij betrokken bij het reilen en zeilen van de praktijk van de portefeuillehouders.
  • Jij zorgt voor interne coördinatie en aanmelding van relaties bij seminars en andere netwerk events;
  • Je signaleert waar relaties mogelijk aandacht en opvolging in de relatie behoeven. Je bent als Management Assistant betrokken het opstellen van de Client Account plannen en targeting plannen van de Portefeuillehouders
  • Je bent betrokken bij de planning van de fiscale advisering en bewaakt mede belangrijke deadlines waarop dienstverlening dient te zijn afgerond;
  • Complex agendabeheer;
  • Het lezen en screenen van inkomende email in de mailboxen. Je zorgt daar waar mogelijk voor een adequate afhandeling en dat de stukken op de juiste plaats en wijze gefiled worden;
  • Het zelfstandig afhandelen van uitgaande correspondentie;
  • Het maken van presentaties (Powerpoint) door het uitwerken van door collega’s aangeleverde concepten. Je bent in staat om ideeën en meningen van fiscalisten duidelijk in een rapport of document te verwerken en zorgt daarbij voor een heldere structuur en logica;
  • Het voorbereiden en logistiek invullen van bijeenkomsten met cliënten, dan wel interne bijeenkomsten;
  • Het in voorkomende gevallen boeken van zakenreizen, hotels en restaurants in binnen- en buitenland;
  • Het afhandelen van telefoongesprekken
  • Nauw samenwerken met andere medewerkers en het vervangen van collega’s in geval van afwezigheid;
  • Diverse administratieve taken zoals het urenregistratiesysteem en het onderhouden van cliëntgegevens in de cliëntendatabase.
  • Je komt op het secretariaat van de Vennootschapspraktijk te werken met andere Management Assistentes die weer op hun beurt voor andere Units te werken.

    Wel heel gezellig dus met andere directe collega’s om je heen.

    Kwaliteiten en Vereisten :

  • HBO werk- en denkniveau, eventueel aangevuld met een directiesecretaresseopleiding alsmede met specifieke cursussen;
  • Minimaal 3 jaar relevante ervaring als Management Assistant;
  • Excellente organisatorische, administratieve en secretariële skills;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Een uitstekende beheersing van softwareapplicaties, waaronder Outlook, Word, Powerpoint en Excel;
  • Je hebt een zelfstartend vermogen en bent in staat zelf acties te onderkennen die opvolging behoeven;
  • Helicopter view; je bent uitstekend in staat om overzicht te houden in de veelheid van activiteiten en de grote lijnen te bewaken;
  • Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van dienstverlening;
  • Jij kan als geen ander goed schakelen tussen werkzaamheden zonder het overzicht en onderlinge verbanden uit het oog te verliezen, je anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken;
  • Jij kunt heel goed onder hoge druk werkzaamheden uitvoeren, zonder de hoge kwaliteitsstandaard uit het oog te verliezen;
  • Je brengt structuur aan in de dagelijkse gang van zaken met een oog voor detail en je hebt een probleemoplossend vermogen;
  • Je bent pro-actief en toont initiatief. Daar waar mogelijk het werk uit handen van de Portefeuillehouders en andere fiscalisten binnen de unit;
  • Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden;
  • Je woont bij voorkeur in de omgeving van Amsterdam;
  • Je bent 24-32 uur beschikbaar (in ieder geval de dagen di, wo en do);
  • Bij voorkeur zo snel mogelijk beschikbaar.
  • We zijn op zoek naar een "medior" secretaresse. Niet iemand die nog erg junior is maar dus ook weer niet te senior niveau. Net er tussenin.

    Zij bieden :

    Een salaris tussen €2.600 €3.400 bruto per maand, gebaseerd op een 40-urige werkweek en afhankelijk van werkervaring en leeftijd.

    27 vakantiedagen, reiskostenvergoeding, vakantiegeld, mogelijkheid tot deelname aan collectieve ziektekostenverzekering en een premievrij pensioen.

    De cultuur is adhoc en flexibel. Nergens zoveel adhoc werk als bij dit bedrijf. Anticiperen en meedenken op hoog niveau wordt er van je verwacht.

    Het wordt gezien als je hard werkt, maar het moet geen doel op zich zijn. Iedereen is belangrijk en iedereen telt mee. De teamspirit is hoog.

    Let op : het gaat hier om een deta / vast constructie (dus in eerste instantie ga je op detacheringsbasis aan de slag en daarna volgt een vast contract bij de klant)

    Locatie : Omgeving Amsterdam

    deze vacature melden
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Solliciteren
    Mijn E-mail
    Door op "Doorgaan" te klikken, betekent dit dat je neuvoo toestemming geeft om je gegevens te verwerken en je e-mails met vacatures te sturen, zoals beschreven in neuvoo's -Privacybeleid . Je kunt je toestemming altijd intrekken
    Doorgaan
    Aanvraagformulier